Nieumiejętność zarządzania czasem to zmora XXI wieku — jest ona szczególnie zauważalna w pracy. Warto stosować rozwiązania, które pomogą zaplanować, a tym samym lepiej organizować realizację zadań — przełoży się to na wzrost naszej wydajności. Poniżej wskazujemy 10 sposobów dzięki, którym będziemy skutecznie organizować pracę.

Zaprezentowane rozwiązania sprawdzą się bez względu na to, czy zajmujemy się handlem, czy jakąkolwiek inną dziedziną.

 

1. Badanie stanu obecnego

 

W pierwszej kolejności warto zastanowić się nad słabymi punktami naszego planu dnia. Być może pewne aktywności zabierają nam więcej czasu niż powinny, np. być może poranna prasówka pochłania nam zbyt wiele czasu, lub niepotrzebnie wczytujemy się w maile, które nie są szczególnie istotne.

Warto poświęcić około tygodnia na sprawdzenie ile czasu pochłaniają poszczególne zdania, dzięki czemu będziemy w stanie lepiej organizować czas w kolejnych tygodniach.

2. Karteczki samoprzylepne – wizualna mapa zadań

 

 

Warto jest zapisywać zaplanowane zadania na pojedynczych karteczkach samoprzylepnych i umieszczać je nad biurkiem — w taki sposób, aby tworzyły swego rodzaju mapę uwzględniającą priorytet poszczególnych obowiązków, a także przewidziany czas na ich realizację. np. Na górze te ważniejsze, po lewej stronie te, które można odłożyć na później.

Ukończone zadania możemy oznaczać wyraźnym krzyżykiem, co będzie w naszej głowie budować poczucie ukończenia zadania.

3. Wstawanie o regularnych porach

 

 

Ważnym elementem każdego planu jest nadanie mu ustalonych ram czasowych. Tyczy się to również naszego porządku dnia, który jest często burzony przez nieregularne godziny snu i rozpoczynania pracy.

Co więcej, nieregularne wstawanie wiąże się z zaburzeniem naszego rytmu dobowego, a to negatywnie wpływa na nasze zdolności poznawcze.

[banner id=”28111″]

 

4. Ustalanie celów spotkań

 

Jeśli organizujemy spotkania biznesowe, powinniśmy zawsze przed ich rozpoczęciem określać jasno cel jaki chcemy w ich wyniku osiągnąć i informować o nim uczestników. Pomoże to zachować porządek spotkania i będzie zapobiegać pojawianiu się wątków pobocznych nie związanych z wyznaczonym celem.

 

5. Unikanie kilku zadań jednocześnie

 

 

Nie bez powodu mówi się, że jak coś jest do wszystkiego to jest do niczego — tyczy się to również wykonywania kilku zadań jednocześnie. Nie jesteśmy w stanie robić tego skutecznie. Należy za wszelką cenę unikać tego typu sytuacji. Zamiast tego, realizować zadania, wg stopnia pilności. Oczywiście zawsze będą sytuacje, gdy pojawi się kilka tzw. zadań na wczoraj. Co wtedy…? No cóż, takie czasem bywa życie 🙂

 

6. Aplikacje do zarządzania czasem

 

Jednym z dobrodziejstw ery cyfrowej jest szereg dostępnych narzędzi, dzięki którym możemy planować realizację naszych zadań. Korzystanie z aplikacji do zarządzania czasem zwiększy naszą efektywność — będziemy wykorzystywaniu aplikacji do zarządzania czasem, będziemy mieli lepszą kontrolę nad postępem realizacji zadań.

Do popularnych aplikacji należą:

• Trello;
• Todoist;
• Harvest;

 

7. Ustalenie czasu na przerwy

 

 

Przerwy są ważnym elementem naszego dnia pracy. Tak naprawdę ludzki umysł nie jest w stanie pracować wydajnie dłużej niż 60-90 minut. Choć niektóre badania dowodzą, że czas ten jest znacznie krótszy.

Aby móc wydajnie realizować ustalony plan, musimy znaleźć miejsce na regularne przerwy, które będą zwiększać naszą produktywność.

 

8. Najpierw ważne, później mniej ważne…

 

Musimy pamiętać, by w pierwszej kolejności skupiać się na najważniejszych zadaniach. Podejście to jest słuszne co najmniej z dwóch powodów. Po pierwsze, czas, w którym jesteśmy w najlepszej kondycji intelektualnej powinniśmy przeznaczać na wykonanie najważniejszych obowiązków. Po drugie, gdyby się okazało, że zabrakło nam czasu, lepiej, aby zadania mniej ważne zostały zrealizowane jutro.

 

9. Nauka asertywności

 

Realizując swoje codzienne zadania, musimy robić to wg określonego porządku. Nie możemy rozpraszać się — wpływa to na wydłużenie potrzebnego czasu na realizację zadań. Powinniśmy nauczyć się odmawiać, gdy np. ktoś prosi nas o wykonanie innego zadania, które wiemy, że ma mniejszą wagę, niż to nad którym pracujemy obecnie. Wpisuje się to w strategię priorytetyzacji zadań.

10. Korzystanie z kalendarza

 

Kalendarz nie powinien służyć jedynie do zapisywania najważniejszych wydarzeń. Powinniśmy w nim umieszczać również te drobniejsze, typu: porządkowanie skrzynki mailowej, czy spacer po pracy. 

 

 

Sposobów usprawniających zarządzaniem obowiązkami jest znacznie więcej, jednak te w naszym odczucie są najistotniejsze — wiemy, że ich stosowanie zwiększa produktywność, tak w pracy, jak i poza nią.