W przypadku klasycznego handlu kwestia wystawiania paragonów i faktur nie budzi raczej wątpliwości. Jeśli chodzi o sprzedaż internetową, wiele osób nie wie: czy i kiedy powinny dostarczyć kupującemu dokument potwierdzający zakup, oraz jaki dokument należy wystawić. Poniżej wyjaśniamy.

[banner id=”28111″]

Sytuacje, w których kasa fiskalna i paragony NIE są potrzebne.

Często zadawane pytanie przez początkujących sprzedawców brzmi: “Czy muszę mieć kasę fiskalną?”.  

W świetle prawa działalność sprzedażowa na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych powinna być ewidencjonowana przy pomocy kasy fiskalnej. Są w tym obszarze pewne wyjątki — wiele z nich odnosi się do handlu internetowego.

Do sytuacji, które pozwalają na zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, należą:

• Kwota obrotu z działalności sprzedażowej na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej w poprzedzającym roku nie przekroczyła kwoty 20 tys. zł.
• Klient dokonuje zapłaty za towar przy pomocy przelewu, poczty, lub spółdzielczej kasy oszczędnościowej na rachunek bankowy sprzedawcy.
• Sprzedawca prowadzi ewidencję, która w jednoznaczny sposób wiążę poszczególnych klientów z poszczególnymi transakcjami.

Oczywiście w przypadku, gdy nie prowadzimy działalności gospodarczej, nie mamy obowiązku wysyłania dokumentu potwierdzającego zakup przy sprzedaży online.

Pamiętać też trzeba, że istnieją pewne kategorie produktów, którymi handel ustawowo nakłada na nas obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej (Listę produktów reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.12.2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących).

Na liście przedmiotów wyłączonych ze zwolnienia znajdują się, m.in.

• części i akcesoria do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych 
• sprzęt fotograficzny, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego
• Części lub akcesoria do pojazdów silnikowych
• Części do silników
• Perfumy i wody toaletowe

Sytuacje, w których paragon lub faktura są koniecznie.

Są pewne sytuacje, które wymuszają na sprzedawcy obowiązek dostarczenia klientowi dokumentu sprzedaży. Mowa o następujących przypadkach:

• Sprzedawca używa kasy fiskalnej, a jego klientami są osoby prywatne — Obowiązek dostarczenia paragonu.
• Kupujący zgłasza sprzedawcy, że chce otrzymać fakturę lub rachunek — Obowiązek dostarczenia rachunku lub faktury.
• Sprzedający jest czynnym podatnikiem VAT i sprzedaje towar innej firmie — Obowiązek dostarczenia faktury.

Tak więc tylko w przypadku gdy sprzedajemy towar nabywcy nieprowadzącemu działalności gospodarczej, nie musimy przekazywać takiej osobie faktury (chyba że ta osoba od nas jej zażąda).

W którym momencie powinniśmy wystawić paragon lub fakturę?

W sytuacji, gdy jesteśmy zobowiązani do wystawienia faktury lub paragonu, warto wiedzieć, kiedy należy tego dokonać. 

Moment, w którymi powinniśmy dokonać ewidencji sprzedaży, tj. wystawić fakturę lub paragon, jest inny w przypadku, gdy klient dokonuje przedpłaty niż wtedy, gdy wybiera opcję za pobraniem:

• w przypadku przedpłaty obowiązek ewidencji sprzedaży pojawia się w momencie wysyłki towaru;
• w przypadku płatności za pobraniem obowiązek ewidencji sprzedaży następuje w momencie zaksięgowania płatności za towar.

W przypadku prowadzenia działalności handlowej przez internet, musimy pamiętać że w sytuacji, gdy umożliwiamy klientom odbiór osobisty z płatnością przy odbiorze, to nasza działalność w istocie nie różni się niczym od tradycyjnego handlu i ciążą na nas obowiązki przewidziane dla tego typu obrotu: klient dostarcza nam gotówkę, a my przekazujemy mu zakupiony towar – to sprawia, że musimy mieć kasę fiskalną i wystawić paragon za sprzedaż.

Podsumowując — obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej i paragonu w wielu przypadkach nie jest konieczny jeśli chodzi o e-handel. Warto jednak zachować czujność. Polityka fiskalna państwa jest obszarem, który zmienia się dynamicznie.